従業員の増加に伴い、紙やExcelによる勤怠管理に限界を感じる企業は少なくありません。こうした中、導入コストの懸念から「勤怠管理システムの自社開発」を検討する企業も増えています。
本記事では、勤怠管理システムの自社開発について、具体的な手順やメリット・デメリット、注意点をわかりやすく解説します。
勤怠管理システムの導入や開発でお悩みの企業様は、当社「AiPHA（アイファ）」へご相談ください。お客様へのヒアリングをもとに、目的に合わせたシステム開発が可能です。
勤怠管理システムは自社開発できる
結論からいうと、勤怠管理システムの自社開発は可能です。近年は開発環境やツールが充実しているため、中小企業でも自作システムを構築できます。
最もシンプルな方法は、ExcelのVBAマクロ（Excelの作業を自動化するための機能）を活用した勤怠管理表の作成です。基本的な出退勤記録や集計機能であれば、比較的短期間で実装できます。より本格的なシステムを目指す場合は、PHPやPython、Javaなどのプログラミング言語を使用し、Webアプリケーションとして開発する方法もあります。
ただし、自作には相応の時間と労力が必要です。また、法改正への対応やセキュリティ対策など、運用面での課題もあります。開発リソースや予算を総合的に検討し、自作するか外部委託するかを慎重に判断しましょう。
もしも自社での開発が困難な場合は、開発会社への相談をおすすめします。株式会社AiPHAでは、企業様のニーズに合わせた勤怠管理システムの開発をサポートしていますので、お気軽にご相談ください。
勤怠管理システムを自社開発する3つのメリット
勤怠管理システムの自社開発には多くのメリットがあります。ここでは、以下3つのメリットを解説します。
自社業務専用にカスタマイズができる
勤怠管理システムを自社開発すると、自社の業務フローや就業規則に合わせたシステムを構築できます。既製品では対応しきれない独自の勤務形態や承認プロセスにも柔軟に対応できる点は、大きなメリットです。
導入コストを抑えられる
勤怠管理システムを自社で開発すれば、導入コストを抑えられる点も大きなメリットです。既製品の勤怠管理システムは、月額料金が従業員数に比例して増加するケースが多く、長期的にみると多大なコストになります。
自作システムであれば、初期開発費用は発生しますが、継続的なライセンス料は不要です。
社内のIT知識とノウハウが蓄積される
勤怠管理システムを自作することで、社内にプログラミングスキルやシステム運用のノウハウが蓄積されます。これらの知識は勤怠管理以外のシステム開発にも活用でき、全体的なDX推進に寄与します。
また、システムへの理解がある担当者が社内にいることで、トラブル時の対応力が高まるのもメリットです。
勤怠管理システムを自社開発するデメリット
自社開発には多くのメリットがある一方で、十分に検討すべきデメリットも存在します。
まず、労働基準法や労働安全衛生法などの改正に伴い、勤怠管理に関する要件も変更される場合があります。たとえば、時間外労働の上限規制や、テレワーク時の労働時間管理に関するガイドラインの整備などが挙げられます。
既製品であれば開発会社が法改正に対応したアップデートを提供しますが、自作システムでは自社で対応する必要があるため、法令への継続的な対応体制を整えることが重要です。
また、勤怠管理システムは従業員の個人情報を扱うため、高いセキュリティレベルが求められます。不正アクセス対策、データの暗号化、バックアップ体制など、包括的なセキュリティ対策を自社で設計・運用するには相当な専門知識が必要です。
勤怠管理システムを自社開発する際は、法令遵守とセキュリティ対策に十分注意してください。
もしも自社開発に不安がある方は、当社「AiPHA（アイファ）」へご相談ください。貴社の業務や課題を丁寧にヒアリングし、さまざまな要件に対応したシステム開発をご提案いたします。
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勤怠管理システムの開発手順【5ステップ】
勤怠管理システムを自社開発する際は、以下5つのステップに沿って進めましょう。
1.必要なデータ項目と業務要件を整理する
勤怠管理システムの開発においては、最初に取り扱うデータを明確にすることが重要です。従業員の基本情報や出退勤時刻、休暇・残業・休日勤務の状況など、自社で必要となる勤怠データを洗い出しましょう。
あわせて、就業規則や業務フローをもとに、打刻ルールや承認ステップといった運用上の要件を整理し、必要な機能を把握しておくことが求められます。
2.システム構造とデータベース設計を行う
次に、効率的な情報管理を実現するために、システム全体の構造とデータベースの設計に取り組みます。従業員情報、打刻履歴、勤務日数、休暇申請などを扱うテーブルの構成や、各テーブル間のリレーション設計がポイントです。
データベース設計では、正規化による冗長性の排除と、パフォーマンスを考慮したインデックスの設定も重要な要素です。また、データのバックアップや復旧を考慮した設計も忘れずに行いましょう。
3.他システムとの連携可否を検討する
勤怠管理システムは、給与計算ソフトや人事システムと連携させることで、業務全体の効率化が可能です。他システムとの連携可否を検討し、あらかじめ必要な出力フォーマットやAPI対応状況を確認しておきましょう。
とくに給与計算ソフトとの連携では、勤怠データの正確な受け渡しが重要です。データ形式や処理タイミング、更新頻度などを踏まえて、整合性の取れた連携設計を行いましょう。
4.打刻方法とユーザーインターフェースを設計する
従業員が日常的に使う打刻機能は、導入後の定着度やストレスの軽減に大きく影響します。ICカード、スマートフォン、タブレット、PCログイン連携など、業種や勤務形態に応じた打刻手段を選定しましょう。
また、管理者向けの画面では、勤怠状況の一覧表示や承認処理、各種レポート出力など、日常的な管理業務を効率化する機能を盛り込むことが大切です。
5.実装とテストを行い、社内運用に移す
要件と設計が固まったら、システムの実装フェーズに移ります。選定したプログラミング言語やフレームワークで開発を進め、テスト環境での十分な検証を行いましょう。入力ミスや予期せぬ操作に備えるとともに、ユーザーからのフィードバックをもとにUIを調整することも重要です。
開発完了後は、社内への展開・説明体制を整え、本格的な運用へと移行します。
勤怠管理システム開発で失敗しない！3つの重要ポイント
勤怠管理システムの開発を成功させるためには、3つのポイントを押さえることが重要です。
以下、詳しく解説します。
法改正への対応に備えた体制を構築する
労働関連法規は定期的に改正されるため、勤怠管理システムも随時対応が求められます。
労働関連法規の改正に備えるには、システム設計の段階から設定項目を外部化したり、機能をモジュール化したりすることで、将来的な変更にも柔軟に対応できます。また、定期的な法令チェックや、必要に応じた専門家（社会保険労務士など）との連携体制も重要です。
属人化しないマニュアル整備をする
システムの開発担当者が変わっても継続的な運用ができるよう、詳細なマニュアル作成と整備が欠かせません。ソースコードには適切にコメントを記載し、障害対応や復旧手順も文書化しましょう。
新任者でも理解しやすいよう、全体構成や処理フローを図解でまとめたドキュメントを用意しておくと効果的です。
セキュリティ対策とバックアップ設計をする
勤怠管理システムは、通信の暗号化（SSL/TLS）、アクセス権限の制御、SQLインジェクション対策など、基本的なセキュリティ対策が不可欠です。あわせて、定期バックアップと復旧テストを行い、障害時にも迅速に復旧できる体制を整備しておきましょう。
また、セキュリティは一度対応して終わりではなく、継続的な見直しと更新も重要です。
外部委託も選択肢！勤怠管理システム導入の2つの方法
自社開発以外にも、勤怠管理システムを導入する方法があります。主な選択肢は2つです。
以下、詳しく解説します。
【既製品】パッケージ型勤怠管理システム
パッケージ型勤怠管理システムは、開発会社が提供する既製品を導入する方法で、基本機能が揃っており、短期間かつ低コストで導入できます。法改正への対応も開発会社が行うため、保守負担が軽減されます。
ただし、自社の業務フローに合わない可能性があるほか、継続的な月額費用もかかります。導入前には、必要機能の有無や操作性をトライアルで確認しましょう。
【オーダーメイド】勤怠管理システム開発
オーダーメイド型は、自社の要件に合わせて開発会社に依頼する方法です。特殊な勤務形態や複雑な業務フローにも対応でき、高度な機能（例：AIによる不正打刻検知など）の実装も可能です。
初期費用や開発期間はかかりますが、長期的には業務効率やコスト削減につながります。自社の業務フローに最適なシステムを求める企業には、オーダーメイド型がおすすめです。
株式会社AiPHAでは、お客様の業務に合わせた勤怠管理システムの開発を行っており、導入後のサポート体制も充実しています。お気軽にご相談ください。
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勤怠システムを開発して業務効率を向上させよう！
勤怠管理システムの導入は、業務効率化と働きやすい環境づくりに直結します。自社開発・既製品・オーダーメイドにはそれぞれ特長があるため、自社の状況に応じた選択が大切です。
しかし、複雑な要件を抱える企業の中には「どの方法が自社に最適かわからない……」と悩むケースも少なくありません。
当社「AiPHA（アイファ）」は、お客様の業界・業務特性に合わせた勤怠管理システムの開発をサポートしています。
- 低コストで効果を検証できるPOC（実証実験）プラン
- 既存業務フローへ自然に溶け込むシステムを開発
勤怠管理システムの導入や開発に関するご相談は、株式会社AiPHAまでお気軽にお問い合わせください。豊富な開発実績をもとに、お客様に応じた課題解決方法をご提案いたします。
