DX推進が叫ばれる中、「何からデジタル化すればよいのか」と悩む担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、多くの企業で見過ごされがちな「まだデジタル化されていない業務」の具体例を30個、部門別に紹介します。
さらに、デジタル化のメリットや、明日から実践できる具体的な進め方を3ステップで解説し、企業の業務効率化をサポートします。
デジタル化の推進でお悩みの企業様は、当社「AiPHA（アイファ）」へご相談ください。お客様の業務に合わせたデジタル化ソリューションをご提案いたします。
AiPHA代表 佐伯「何からデジタル化すればよいのか」とお悩みではありませんか？
お客様の業務に合わせたデジタル化の推進をサポートいたします。
まずはお気軽にご相談ください。
そもそもデジタル化とは？
デジタル化とは、これまで紙や手作業で行っていたアナログな業務を、コンピューターやシステムを活用してデジタル形式に変換することを指します。たとえば、紙の書類をPDFにする、手書きの帳簿をExcelで管理する、対面での会議をWeb会議に切り替えるなどが該当します。
デジタル化の目的は、業務の効率化や自動化によって、作業時間の短縮やミスの削減、コスト削減を実現することです。また、データとして情報を蓄積できるため、分析や活用がしやすくなるというメリットもあります。
デジタル化とDXとの違い
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」は、デジタル技術を用いてビジネスモデルそのものを変革し、新たな価値を創出することを意味します。単なる効率化を超えて、顧客体験の向上や新規事業の創出など、企業の競争力を根本から高める取り組みです。
つまり、デジタル化はDXを実現するための重要な手段であり、第一歩といえます。
DXについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
まだデジタル化されていない業務例30選！あなたの会社にもあるアナログ業務
ここからは、多くの企業で「まだアナログのまま残っている業務」を部門別に30個紹介します。「うちの会社にも当てはまる」と感じる項目がきっと見つかるはずです。
ぜひ参考にしてください。
経理・総務部門でデジタル化できる業務例
- 1．請求書の紙での発行・郵送
電子請求書システムを導入すれば、PDFでの自動発行・メール送信が可能になり、印刷・郵送コストを大幅に削減できます。 - 2．領収書の糊付け・手入力での経費精算
経費精算システムを使えば、スマホで領収書を撮影するだけで自動読み取り・申請が完了し、月末の処理時間を削減できます。 - 3．契約書の押印・郵送
電子契約サービスを活用すれば、オンライン上で契約締結が完了し、印紙代も不要になります。 - 4．社内稟議の回覧
ワークフローシステムを導入すれば、スマホやPCから承認でき、決裁スピードが大幅に向上します。 - 5．社員情報の紙管理
人事管理システムで一元管理すれば、必要な情報にすぐアクセスできます。 - 6．タイムカードでの勤怠打刻
ICカードやスマホアプリでの打刻に切り替えれば、リアルタイムで勤怠管理ができ、集計作業も自動化されます。
営業部門でデジタル化できる業務例
- 7．名刺の属人的な管理
名刺管理アプリを使えば、スキャンするだけでデータ化され、組織全体で顧客情報を共有・活用できます。 - 8．手書きの議事録
AI議事録作成サービスを活用すれば、商談内容が自動でテキスト化され、すぐに共有可能です。 - 9．Excelや紙での日報作成
営業支援システムを導入すれば、スマホから簡単に活動記録を入力でき、リアルタイムで情報共有できます。 - 10．担当者ごとにバラバラな顧客情報管理
顧客管理システムで一元管理すれば、誰でも最新の顧客情報にアクセスでき、引き継ぎもスムーズになります。 - 11．口頭での案件共有
プロジェクト管理ツールを使えば、案件の進捗状況が可視化され、いつでも確認できます。 - 12．見積書の手作業での作成
見積作成システムを導入すれば、過去のデータを活用して正確な見積書が作成できます。
人事・労務部門でデジタル化できる業務例
- 13．履歴書の紙管理
採用管理システムを使えば、応募者情報をデータベース化でき、検索や比較が瞬時に行えます。 - 14．入退社手続きの書類作成
労務管理システムなら、必要書類が自動生成され、電子申請にも対応できます。 - 15．人事評価シートの配布・回収
人事評価システムを導入すれば、オンラインで評価入力・集計ができ、分析も自動化されます。 - 16．給与明細の紙での配布
Web給与明細システムに切り替えれば、従業員はスマホでいつでも確認でき、印刷・配布コストが削減できます。 - 17．年末調整の書類収集
年末調整システムを使えば、従業員がWeb上で入力するだけで完了し、計算も自動で行われます。 - 18．社員研修の案内・出欠管理
研修管理システムを活用すれば、申込みから受講履歴まで一元管理できます。
製造・現場部門でデジタル化できる業務例
- 19．目視による製品検品
画像認識AIを活用した検品システムなら、不良品を高精度で自動検出し、品質の安定化と作業負荷軽減を実現できます。 - 20．手書きの在庫棚卸し表
バーコードやRFIDを使った在庫管理システムを導入すれば、リアルタイムで在庫状況を把握でき、棚卸し作業も大幅に効率化されます。 - 21．作業日報の手書き作成
タブレット端末での入力システムに切り替えれば、現場で直接入力でき、自動集計も可能になります。 - 22．紙の作業マニュアルの閲覧
デジタルマニュアルをタブレット端末で閲覧できれば、検索機能で必要な情報にすぐアクセスでき、更新も簡単です。購入前に試してみたい方はモノカリ！のタブレットのレンタルがおすすめです - 23．設備の点検記録簿
設備管理システムを使えば、点検履歴がデータベース化され、故障予測や予防保全にも活用できます。 - 24．ヒヤリハット報告書の紙での提出
スマホアプリで現場から即座に報告できるシステムなら、迅速な対応と傾向分析が可能になります。
マーケティング・その他部門でデジタル化できる業務例
- 25．紙のアンケートの実施・手集計
QRコードを使ったWebアンケートシステムなら、回答データが自動集計され、リアルタイムで結果を確認できます。 - 26．イベント参加者の名簿管理
イベント管理システムを導入すれば、申込みから参加履歴まで一元管理でき、マーケティング施策にも活用できます。 - 27．FAXでの注文受付
ECサイトや受注管理システムに移行すれば、24時間365日注文を受け付けられ、在庫連携も自動化されます。 - 28．問い合わせ内容の個別メール管理
問い合わせ管理システムやチャットボットを活用すれば、対応履歴が共有され、回答の品質も均一化できます。 - 29．社内回覧板
社内ポータルサイトやビジネスチャットを使えば、重要情報が即座に全員に伝わり、既読確認も可能です。 - 30．会議室のホワイトボード予約
会議室予約システムを導入すれば、空き状況がリアルタイムで確認でき、ダブルブッキングを防げます。
デジタル化することで得られる3つのメリット
ここでは、デジタル化によって得られる3つの大きなメリットを解説します。
以下、詳しく解説します。
業務効率化とコスト削減が実現する
デジタル化の最大のメリットは、手作業の自動化による大幅な工数削減です。たとえば、経費精算システムを導入すれば、領収書の読み取りから申請、承認まですべてがデジタルで完結します。月末の集計作業も自動化され、経理担当者の残業時間を大幅に削減可能です。
さらに、人的ミスの減少により、修正作業にかかる時間も削減され、従業員はより付加価値の高い業務に集中できます。
データ活用により意思決定が容易になる
デジタル化をすると、アナログ業務では見えなかった情報がデータとして蓄積・可視化されます。たとえば、営業活動を顧客管理システムで管理すれば、商談の成約率や顧客の購買傾向などがリアルタイムで把握可能です。
これらのデータを分析すると、「どの商品が売れているか」「どの営業手法が効果的か」といった傾向が明確になり、勘や経験に頼った判断ではなく、データに基づいた客観的な意思決定が可能になります。
働き方改革やリモートワーク対応をしやすい
デジタル化を推進すると、時間や場所を選ばずに業務ができる環境が整います。クラウドサービスを活用すれば、自宅からでも会社と同じように仕事ができ、リモートワークや時短勤務など、多様な働き方に対応できるのです。
多様な働き方に対応できると、育児や介護といった事情を抱える優秀な人材の離職を防げます。また、地方在住の人材も採用対象に含められるため、人材獲得の幅が大きく広がります。
従業員満足度の向上は、結果として生産性向上や離職率低下にもつながるのです。
AiPHA代表 佐伯業務効率化、データ活用、働き方改革など、デジタル化のメリットは多岐にわたりますね。
AiPHAでは、これらのメリットを実現できるソリューションをご提案いたします。
デジタル化の具体的な進め方と3ステップ
デジタル化を進めるためには、以下の3ステップが重要です。
以下、詳しく解説します。
ステップ1：業務の棚卸しで課題を洗い出す
まずは現状把握から始めます。「誰が」「何を」「どのように」行っているかを部門ごとにリストアップしましょう。
たとえば、「経費精算に月40時間かかっている」「請求書発行で年間50万円の郵送費が発生」といった具体的な数値を出すことで、改善の必要性が明確になります。
現場の声を聞きながら、非効率な点や課題を客観的に洗い出しましょう。
ステップ2：費用対効果と緊急性で優先順位を判断する
洗い出した課題すべてに一度で取り組むのは非現実的です。「効果の大きさ」と「導入のしやすさ（コスト）」の2軸で、優先順位を決定しましょう。
効果が大きく導入しやすい業務（Web会議システムの導入など）から着手し、成功体験を積み重ねることが重要です。また、法改正への対応が必要な業務（電子帳簿保存法対応など）は、緊急性の観点から優先度を上げる必要があります。
ステップ3：小さく始めて効果を検証する
デジタル化は、いきなり全社展開するのではなく、特定の部署や業務に絞って試験的に導入する「スモールスタート」が重要です。
また、3カ月程度の試験運用期間を設け、以下の項目を測定しましょう。
- 作業時間の削減率
- コスト削減額
- 利用者の満足度
- 発生した課題と改善点
効果が確認できたら、他部門へ横展開していきます。小さな成功を積み重ねることで、社内の理解も得やすくなり、大規模なデジタル化プロジェクトへの道筋が見えてきます。
デジタル化推進は専門家への相談がおすすめ
ここまで読んで「自社でもできそう」と感じた方も多いでしょう。しかし、実際に進めていくと、さまざまな課題に直面します。
- どのツールが自社に最適なのかわからない
- システム導入後の運用方法が不安
- 社内の抵抗感をどう克服すれば良いか
こうした課題を自社だけで解決しようとすると、時間とコストがかさみ、最悪の場合はプロジェクトが頓挫してしまうこともあります。そこで重要なのが、デジタル化の専門家による客観的な視点とノウハウです。
当社「AiPHA（アイファ）」では、デジタル化の課題をヒアリングし、お客様に適したソリューションを提案しております。豊富な実績とノウハウをもとに、費用対効果の高いデジタル化を実現いたします。
デジタル化で業務効率化を実現しよう！
本記事では、まだデジタル化されていない業務の具体例を30個紹介し、デジタル化のメリットと進め方を解説しました。
デジタル化は「遠い未来の話」ではなく、今すぐ始められる身近な改善活動だということを意識しましょう。紙の請求書をPDF化する、タイムカードをICカードに変える、こうした小さな一歩が、やがて大きな業務効率化につながります。
自社の課題に合った進め方を知りたい方は、ぜひ当社「AiPHA（アイファ）」へお気軽にご相談ください。豊富な実績とノウハウを持つ専門家が、お客様に適したデジタル化をご提案いたします。
AiPHA代表 佐伯「デジタル化したいけどどうしていいか分からない」という方は、豊富な実績とノウハウがあるAiPHAにご相談ください。
